個人情報保護方針

株式会社 協和企画(以下、弊社といいます)は、医学・医療の領域における専門広告会社の業務を通じ、お客様により良いサービスを提供する企業として、個人情報を個人の方々の貴重な財産であると認識しております。また、お客様から求められている個人情報の取扱に関する適切性の確保こそが、企業の社会的使命と捉え取り組んでおります。
このような背景を鑑み、個人情報の取扱に関する当社の方針を社内外に明確に示すとともに、その遵守を全役職員が徹底していくことをここに表明し、個人情報の取扱について、次のように方針を定めます。

株式会社 協和企画 個人情報保護方針

株式会社 協和企画は、「Healthier Dicisions 伝わる力で健やかな未来へ導く」とのビジョンを掲げ、ヘルスケア関連企業、医療機関・団体に関わるプロモーション、エデュケーション、コミュニケーション、コンベンションの各事業を展開しております。
個人情報を含む情報を収集(取得)し利用する事業者として、個人情報を適正に収集(取得)・利用し、安全に管理することは当然の責務であると考えており、このことを明確にするために、ここに「個人情報保護方針」を定め、これを実践することを弊社内外に宣言いたします。

1.個人情報の収集(取得)、利用、提供について

  • 個人情報の収集(取得)は、利用目的を明確に定め、適法かつ公正な手段によって行います。
  • 収集(取得)した個人情報は、ご本人に明示もしくは公表(下記「詳細1:個人情報の利用目的について」に記載)した利用目的の達成に必要な範囲内でのみ利用し、ご本人の同意なく、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用(目的外利用)することはありません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
  • 個人情報の第三者への提供は、原則として行わないこととしていますが、提供する場合は、あらかじめご本人の同意を得て行います。
  • 個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内で、正確かつ最新の状態で管理いたします。

2. 個人情報保護に関する法令およびその他の規範の遵守について

個人情報の取り扱いにあたっては、個人情報の取扱いに関する法令や国が定める指針および弊社が加盟している団体のガイドライン、その他の規範を遵守いたします。

3.個人情報の安全管理について

個人情報の漏洩、滅失またはき損を防止し是正するために組織的、人的、物理的および技術的な安全管理措置を講じます。

4.苦情および相談への対応について

弊社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情については、詳細7(お問い合わせ・苦情受付窓口)に記載の宛先にご連絡ください。
なお、保有個人データのご本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、訂正等(内容の訂正、追加または削除)、利用停止等(利用の停止、消去および第三者への提供の停止)の求めに遅滞なく対応させていただきます。

5.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

個人情報保護方針を実践するために、規程等を含む個人情報保護マネジメントシステムを策定し運用しておりますが、実効性を高めるために、すべての従業者に対する教育、運用状況の監査などを定期的に行い、個人情報保護マネジメントシステムの見直しおよび改善を継続的に行います。

弊社のすべての従業者は、この個人情報保護方針の趣旨および個人情報の取扱手順を十分理解した上で、細心の注意を払って日常業務にあたり、個人情報の保護に努めることをお約束いたします。

2005年 4月1日(制定)
2022年 4月1日(改定)

株式会社 協和企画
代表取締役社長 高橋 直武

個人情報の取り扱いについての詳細は下記をご参照ください

詳細1:個人情報の利用目的について

  1. 弊社と取引のあるお客様や協力会社様等から頂いた名刺・eメール、或いは一般に公開されている個人情報から収集した取引先の個人情報は、お取引における契約の履行、弊社が取り扱うサービス・商品に関するご案内、弊社及びインテージグループが主催するセミナー・説明会のご案内、弊社の業務遂行に必要な連絡・営業活動・経理処理、役員挨拶状・年賀状の送付、お客様満足度調査の調査票送付および調査結果のフィードバック等で使用させて頂きます。
  2. 弊社勤務者・応募者・退職者に関する個人情報について、雇用管理のほか、採用時、退職後の各種連絡に利用いたします。

詳細2:保有個人データについて

「保有個人データ」とは、
『個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの以外のものをいう』

  1. 当該個人情報取扱事業者
    株式会社 協和企画
    代表取締役社長 高橋 直武
    東京都豊島区東池袋3-1-3 ワールドインポートマートビル8階
  2. 弊社が取り扱う保有個人データ(開示対象個人情報)と利用目的は次のとおりです。
    保有個人データ(開示対象個人情報)の類型 利用目的
    弊社と取引のあるお客様や協力会社様等から頂いた名刺・eメール、或いは一般に公開されている個人情報から収集した取引先の個人情報 お取引における契約の履行、弊社が取り扱うサービス・商品に関するご案内、弊社及びインテージグループが主催するセミナー・説明会のご案内、弊社の業務遂行に必要な連絡・営業活動・経理処理、役員挨拶状・年賀状の送付、お客様満足度調査の調査票送付および調査結果のフィードバック等で使用させて頂きます。
    弊社勤務者・応募者・退職者に関する個人情報 雇用管理のほか、採用時、退職後の各種連絡に利用いたします。
  3. 保有個人データの安全管理のために講じた措置
    1. 基本方針の策定
      個人情報の適正な取扱いの確保のため、関係法令・ガイドライン等の遵守、お問い合わせ及び苦情等の受付窓口等について、「個人情報保護方針および個人情報の取扱いについて」にて方針を定めております。
    2. 個人情報の取扱いに係る規律の整備
      個人情報の取扱いについては、「個人情報保護規程」及び「個人情報保護マニュアル」にて、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等のライフサイクルごとに、取扱方法、責任者・担当者の役割等について定めております。
    3. 組織的安全管理措置
      個人情報を取り扱う担当者や責任者の役割及び取り扱う範囲を明確化するとともに、コンプライアンス違反等の報告連絡手順及び体制を整備しています。 また個人情報を取り扱う組織においては、取り扱い状況の自主点検を行い、定期的に第三者による監査を実施しています。
    4. 人的安全管理措置
      個人情報等の守秘義務について「就業規則」で定め、周知とともに、定期的に関連法令・ガイドラインの順守に関する教育を実施しています。
    5. 物理的安全管理措置
      個人情報を取り扱う作業場所のルールを定め、権限を持たない者による不正な閲覧や持ち出しを防止しています。
      また、個人情報を取り扱う機器及び可搬記憶媒体等の利用ルールを定め、権限を持たない者による不正なアクセスを防止しています。
    6. 技術的安全管理措置
      個人情報データベース等のアクセス権については、最小限の権限とし、定期的に見直しを行っています。
      また原則として、外部からアクセスできない安全な環境に設置しています。但し個人等による外部からのアクセスが必要なシステムについては、通信の制御・監視、定期的な脆弱性診断等を実施し、安全確保に努めています。
    7. 外的環境の把握
      国外で個人情報を保管する際は、日本の関連法令・ガイドライン及び現地国の法規制の遵法を含めた取り扱いルールを整備し、当該国における個人情報保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。

詳細3:保有個人データの開示等請求に応じる手続等に関する事項

弊社では、ご本人またはその代理人の方からの保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去・第三者提供の禁止(以下、開示等)の求め及び当社が作成した「第三者提供に係る記録」及び「第三者提供を受ける際の記録」(以下、第三者提供記録)の開示の求め(以下開示等請求)に対応させていただいております。

  1. 対応条件
    弊社が保有する個人情報および第三者提供記録のうち(8)に該当しない場合対応させていただきます。
    第三者提供記録の開示の求めについては、提供時期等、提供の記録の特定に必要な情報※を提供いただけることを前提とし、対応させていただきます。(※詳細は第三者提供記録の開示等対応申請書をご確認ください。)
  2. お申し出先
    〒170-8630
    東京都豊島区東池袋3-1-3 ワールドインポートマートビル8階
    株式会社 協和企画 個人情報保護管理者宛
    kojinjoho@intage.com
  3. お申し出の方法
    開示等の請求は以下の2つの方法で受け付けております。

    ①e-mailでの申請
    件名を「開示等請求申請」とし、(2)に記載のメールアドレスに空メールをお送りください。 申請者様専用のセキュアなファイルボックスを設定し、URLを記載したメールを返信いたしますので、そちらに(4)記載の申請書および必要書類のアップロードをお願いいたします。 ※メールに個人情報を記載いただくことや、直接申請書および必要書類を添付してお送りいただくことは安全面を考慮し、ご遠慮ください。申請者様専用のファイルボックスに申請書および必要書類をアップロードいただいた時点で正式な受付となります。

    ②郵送での申請
    (2)の窓口あてに、(4)記載の申請書および必要書類をご郵送ください。
    なお、封筒には朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添えいただければ幸いです。

  4. 「開示等請求」の申請書および必要書類
    ご本人による申請と代理人による申請で必要となる書類が異なります。
    1. ご本人による申請の場合

      A.弊社所定の申請書
      保有個人データの開示等請求の場合:保有個人データ開示等対応申請書
      個人データの第三者提供記録の開示請求の場合:第三者提供記録の開示等対応申請書

      B.保有個人データ本人であることの確認書類
      運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー 2点
      ※お手数ですが本籍地は消してご提出下さい。

    2. 代理人による申請の場合
      申請者が、未成年者または成年被後見人の法定代理人もしくは、ご本人の委託した代理人の方の場合は、次の書類が必要になります。
      これらの書類をご提出された場合に限り、代理人と認識させていただいて開示等請求を受付させていただきます。

      A.弊社所定の申請書
      「①ご本人による申請の場合」のAと同じ
      B.保有個人データ本人であることの確認書類
      「①ご本人による申請の場合」のBと同じ
      C.代理人本人であることの確認書類
      代理人の運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー 2点 ※ お手数ですが本籍地は消してご提出下さい
      D.法定代理権があることの確認書類
      a. 法定代理人の場合
      法定代理権があることを確認できる書類(親権者の場合は住民票抄本など親子等の関係性が確認できる公的書類、その他後見登記等に関する法律第10条に規定する登記証明書類、戸籍謄本、)1通
      b. 委任による代理人の場合
      ・ご本人の実印が押された委任状1通
      ・ご本人の印鑑証明書1通

  5. 手数料
    手数料として1回の請求につき500円(税込)を申し受けます。
    ※お支払い方法はご請求受付時に別途ご連絡いたします。
  6. 「開示等請求」に対する回答方法
    回答書を以下の方法にてご送付いたします。
    ①e-mailで申請いただいた場合
    申請者様専用のセキュアなファイルボックスを設定し、回答書をお送りいたします。
    ②郵送で申請いただいた場合
    回答書を郵送いたします。
  7. 「開示等請求」に関して取得した個人情報の「利用目的」
    開示等請求にともない取得した個人情報は、開示等請求の対応に必要な範囲でのみ取扱います。提出いただいた書類は、開示等請求に対する回答が終了した後、2年間保存し、その後廃棄させていただきます。
  8. 不開示事由
    次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。
    a. 申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所と弊社の登録住所が一致しないときなど本人の確認ができない場合
    b. 代理人による申請に関して、代理権が確認できない場合
    c. 開示等の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
    d. 第三者提供記録の開示の求めの対象が確認・記録義務が適用されない第三者提供である場合
    e. 第三者提供記録の開示の求めにあたり、対象の記録を特定できるに足る情報を提供いただけない場合
    f. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    g. 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    h. 他の法令に違反することとなる場合

詳細4:個人情報の第三者提供について

弊社は、収集(取得)した個人情報を適切に管理し、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

詳細5:個人情報の共同利用について

インテージグループ内ヘルスケア事業各社と弊社がお取引先から取得した個人情報(以下「顧客情報」といいます)に関する共同利用について

  1. 共同利用する目的
    弊社は、共同利用する顧客情報を、以下のために利用させていただきます。
    • 共同利用各社サービス提供の際、提供範囲の拡大・質向上・新しいソリューション提供等のために利用します。
    • 共同利用各社が取り扱う商品・サービス等に関するご案内のため
    • 共同利用各社が主催するセミナー等のご案内のため
    • 共同利用各社からご挨拶等のご連絡のため
  2. 共同利用する個人情報の項目
    • 氏名、ふりがな
    • 勤務先情報(社名・部署名・役職・会社住所)
    • 連絡先(電話番号・電子メールアドレス)
  3. 共同利用する企業の範囲
    弊社は、顧客情報を、インテージグループ内のヘルスケア事業各社(以下、『共同利用各社』という)と共同利用します。
  4. 共同利用についての責任者
    弊社および共同利用各社 個人情報保護管理者
  5. 情報の取得方法
    共同利用する顧客情報の範囲は、本人から直接に書面(メール含む)により取得した情報とする。
    情報の受け渡しに際しては適切な安全措置を講じます。

詳細6:外国の所在者の個人データの取扱について

弊社では、外国の所在者の個人データを以下の通り取り扱うことがあります。

  1. 当社の商品・サービスの提供にあたり、当該商品・サービスのユーザーから個人データを取得することがあります。
  2. 取引先から個人データの取扱いを受託するに伴い、当該個人データを日本に移転することがあります。
  3. 上記いずれの場合も、当該国・地域の法律および日本の個人情報保護法を遵守し、適正に取得し、移転し、処理することを確実に行います。

詳細7:お問い合わせ・苦情受付窓口

当社の個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、苦情については、下記までご連絡ください。
郵便:
〒170-8630 東京都豊島区東池袋3-1-3 ワールドインポートマートビル8階
株式会社 協和企画 問い合わせ・苦情窓口
電子メール:
株式会社 協和企画 問い合わせ・苦情窓口
弊社ホームページの問い合わせフォームよりお送りください

なお、直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、ご了承ください。

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本個人情報保護方針の改訂

弊社は、本ウェブサイト記載のサービス内容の変更、または関連技術の変更などに応じて、予告なく本個人情報保護方針を改訂する場合がありますので、ご了承ください。その場合は、本ページにて改訂された新しい個人情報保護方針を掲載いたします。

当社の「情報セキュリティ方針」についてはこちらを確認下さい。

2022年4月
株式会社 協和企画